Глобальне повідомлення про конфіденційність для працівників

Це Глобальне повідомлення про конфіденційність для працівників («Повідомлення про конфіденційність для працівників» або «Повідомлення») застосовується до всіх працівників і незалежних підрядників на рівні всього підприємства Ecolab. У цьому Повідомлення зазначено, яку особисту інформацію компанія Ecolab може збирати у рамках ваших трудових відносин з Ecolab, як Ecolab використовує та захищає цю інформацію та кому може її розголошувати.

Ми розробили це Повідомлення про конфіденційність для працівників, щоб запровадити для всіх організацій Ecolab єдиний стандарт щодо захисту особистої інформації працівників. Компанія Ecolab визнає, що певні закони можуть передбачати додаткові вимоги, крім описаних у цьому Повідомленні про конфіденційність для працівників. Це Повідомлення діє на додаток до загальнодоступної Політики конфіденційності. Усі повідомлення або оголошення щодо конфіденційності, що діють у вашій країні проживання, замінюють це Повідомлення про конфіденційність для працівників у випадках, коли вони суперечать йому.

Особиста інформація (також відома як ідентифікаційна інформація або особисті дані) — це інформація, яка може бути використана для ідентифікації вас або будь-якої іншої особи, якої ця інформація може стосуватися. Певна інформація потрібна для встановлення трудових відносин, тоді як інша інформація збирається протягом усього терміну вашої роботи. Ecolab збирає інформацію відповідно до того, що дозволено законодавством у країні вашого проживання. Певну інформацію, таку як стать, раса та релігія, можна збирати лише там, де це дозволено законом у вашій юрисдикції.  

Особиста інформація, яку ми збираємо у зв’язку з вашою роботою, може включати наступне:

• Ім’я та контактна інформація, включно з екстреною контактною інформацією (наприклад, адреса; номер телефону; електронна адреса, факс);
• інформація про персонал (наприклад, дата народження, сімейний стан, місце народження, національність, місце проживання, громадянство, статус дозволу на роботу, статус щодо військового обов'язку, основна мова);
• Платіжна інформація (наприклад, дані особистого банківського рахунку, податкові форми та інформація, номер корпоративної картки Ecolab);
• ідентифікаційна інформація (наприклад, номер соціального страхування або інший національний ідентифікаційний номер, номер паспорта, номер водійського посвідчення, реєстраційний номер транспортного засобу);
• Інформація про обліковий запис (наприклад, облікові дані для входу в Ecolab Job Portal або інші портали для співробітників);
• інформація про працевлаштування (наприклад, дати працевлаштування, зарплата, пільги, членство в профспілках, вихід на пенсію, страхування, бенефіціари, обмеження та спеціальні засоби, пов'язані з роботою, рішення щодо трудових конфліктів, робочі показники);
• інформація про посаду (наприклад, ідентифікаційний номер Ecolab, назва посади, відділ / підрозділ, керівник, місце роботи, робочий комп’ютер і обладнання);
• Освіта та підготовка (наприклад, рівень освіти, галузь та заклад, оцінка компетентності, професійні ліцензії та сертифікати або навчальні курси);
• Професійна історія (наприклад, попередні роботодавці або попередні посади; рекомендаційні листи);
• інформація про присутність (наприклад, оплачувані відпустки та запити на них, а також усі інші запити щодо відсутності на роботі);
• інформація про комунікацію (наприклад, голосова пошта, електронна пошта, листування, документи, інші результати роботи й повідомлення, створені, збережені або передані за допомогою наших мереж, застосунків, пристроїв, комп’ютерів або комунікаційного обладнання; відомості про опитування);
• інформація, зібрана в процесі прийому на роботу та звільнення (наприклад, інформація про співбесіди, резюме, супровідні листи, характеристики, рекомендації, результати перевірки репутації та кредитоспроможності, стенограми, інформація про взаємодію перед найманням, рекомендаційні листи, листи-пропозиції, дата прийняття пропозиції роботи, дати початку й завершення роботи, дата та причини звільнення);
• інформація про оцінку та моніторинг промислової гігієни;
• Інша інформація, надана у формах, що вимагаються для пільг, нарахування заробітної плати або кадрових ресурсів, відповідно до чинного законодавства;
• Інформація про зображення та схожість, якщо це дозволено законом та/або після наступного сповіщення, якщо це вимагається законом (наприклад, ідентифікаційна фотографія, записи з камер відеоспостереження, інші зображення чи фотографії, а також час і місця використання картки-ключа);
• технологічна інформація та інформація, що надається в Повідомленні Ecolab про файли cookie під час переходу до певних сайтів Ecolab, якщо це дозволено місцевим законодавством, зокрема у випадках, коли працівник може відмовитися від такого збору інформації (наприклад, інформація про перегляд вебсторінок, дії в Інтернеті та інші дії на пристроях компанії чи в мережах компанії, інформація про IP-адреси робочих пристроїв, ідентифікатор користувача, пароль та інші облікові дані, які використовуються для доступу до систем, застосунків, пристроїв, комп’ютерів або комунікаційного обладнання Ecolab);
• унікальні персональні ідентифікатори, пов’язані з певною технологією відстеження вебсайтів згідно з описом у Повідомленні про файли cookie Ecolab і згідно з вашими можливостями щодо відмови від них, передбаченими таким Повідомленням про файли cookie (наприклад, ідентифікатор пристрою; файли cookie, маяки, піксельні теги, ідентифікатори реклами на мобільних пристроях та інші подібні технології; інші форми постійних ідентифікаторів). Будь ласка, зверніть увагу, що, хоча це Повідомлення про конфіденційність для працівників застосовується до всіх дій співробітників, застосування файлів cookie та сповіщення про афілійовані файли cookie може відрізнятися, якщо ви перебуваєте на певних веб-сайтах за межами www.ecolab.com.
• Інша інформація, що може передаватися в межах трудових відносин з Ecolab.

Деяка особиста інформація, як-от біометрична інформація, точні дані про місцезнаходження, стать, расу, релігійні дані та інформація про стан здоров’я, а також повідомлення, для яких ми не є цільовим одержувачем, вважаються конфіденційною особистою інформацією згідно з певними правилами конфіденційності даних. Ми не збираємо конфіденційну особисту інформацію в усіх юрисдикціях, у яких ми працюємо. Якщо цього вимагає закон, ми отримаємо вашу явну згоду на збір, обробку або передачу такої конфіденційної особистої інформації. Будуть надані належні заходи безпеки та захисту, які відповідатимуть характеру та ризикам, пов’язаним із даними та діяльністю з обробки.

Компанія Ecolab зазвичай отримує особисту інформацію, передбачену цим Повідомленням про конфіденційність для працівників, безпосередньо від вас, при цьому вам повідомляється, яку саме особисту інформацію ми збираємо.

За певних обмежених обставин сторонні постачальники послуг також можуть збирати інформацію від імені Ecolab (наприклад, з метою перевірки репутації, скринінгу тощо), хоча такий збір вашої інформації завжди відбуватиметься в контексті вашої роботи, і ми повідомимо вам, що третя сторона збирає вашу інформацію під час збору.

Певна інформація може бути отримана від клієнтів, колег або інших людей, з якими ви взаємодієте під час роботи в Ecolab (це можуть бути, наприклад, результати опитування клієнтів для оцінки ефективності та подібних цілей).

Згідно з умовами цієї Повідомлення про конфіденційність співробітників, Ecolab використовує вищеописані категорії особистої інформації кількома способами. Якщо не вказано інше, наведену вище інформацію можна використовувати для будь-якої з цілей, перелічених нижче. Ці цілі не є всеохоплюючими, і ви можете отримати згодом повідомлення про додаткові цілі для інших конкретних типів обробки. Ecolab може використовувати вашу особисту інформацію, щоб:

• визначати вашу придатність до роботи, зокрема перевіряти характеристики та професійну підготовку;
• Адмініструвати оплату праці та пільги для вас;
• Оцінити кваліфікацію для конкретної роботи чи завдання;
• забезпечувати спілкування та взаємодію між працівниками;
• виконувати вимоги застосовного законодавства щодо праці чи зайнятості;
• Зв'язатися з вами щодо інших можливостей працевлаштування;
• Надати загальну інформацію про Ecolab;
• Відповідати на ваші запити та прохання;
• обробляти претензії, пов’язані з роботою (наприклад, претензії щодо компенсації у зв’язку з травмою або щодо страхових виплат);
• проводити навчання або інші необхідні заходи для розвитку;
• проводити оцінку ефективності та реалізовувати дисциплінарні заходи;
• забезпечувати зв’язок у надзвичайних ситуаціях;
• виконувати юридичні зобов’язання, зокрема вимоги щодо охорони здоров’я та безпеки, а також запити на інформацію від урядових установ і вимоги, пов’язані з розслідуваннями у сфері безпеки; пред’являти чи захищати законні вимоги;
• Складання довідників співробітників;
• Забезпечити безпеку інформації компанії;
• управляти кадровими ресурсами, фінансовим плануванням, нормативно-правовою відповідністю компанії, внутрішнім аудитом та іншими адміністративними справами;
• Адмініструвати наші програми, програмне забезпечення та електронні системи;
• підвищувати рівень задоволеності та продуктивності працівників;
• запобігати шахрайським, забороненим або незаконним діям;
• загалом керувати всіма аспектами трудових відносин, зокрема встановлювати, підтримувати та припиняти трудові відносини, виконувати загальні операції, а також адміністративні, фінансові та кадрові задачі;
• Для інших таких цілей, які необхідні та обґрунтовано вимагаються Ecolab, про які ви отримаєте наступне сповіщення, якщо це є суттєвим відхиленням від вищезазначених цілей.

У відповідних країнах інформація, яку ви надаєте в розділі про рівні можливості заявки на роботу, використовуватиметься виключно з метою моніторингу рівних можливостей у глобальному підприємстві Ecolab. Ecolab не використовує цю інформацію в маркетингових цілях.

Ecolab може збирати подібну або пов’язану інформацію або використовувати особисту інформацію для подібної або пов’язаної мети відповідно до законів і постанов певної юрисдикції. Якщо це потрібно, про додатковий збір інформації вас буде попереджено окремо. Залежно від вашої юрисдикції ви можете мати такі права суб’єкта даних, як видалення, виправлення або обмеження використання. Такі права суб’єктів даних і юрисдикції, де вони застосовуються, описані нижче або в повідомленнях для окремих юрисдикцій. 

Певна зібрана інформація потрібна для встановлення та підтримки трудових відносин. Якщо ви вирішите не надавати необхідну інформацію, ми можемо не мати змоги укласти чи подовжити трудовий договір або забезпечити всі умови працевлаштування, які інакше були б для вас забезпечені. Ви можете будь-коли запитати, чи є певна інформація обов’язковою чи необов’язковою, і зрозуміти, як видалення певної інформації може вплинути на вас.

Ми можемо надавати будь-яку з описаних категорій особистої інформації працівникам, консультантам, афілійованим компаніям або іншим підрозділам чи представникам Ecolab для обробки такої інформації від нашого імені з метою встановлення, адміністрування або припинення трудових відносин із вами. У таких випадках ми вимагаємо, щоб ці сторони погодилися захищати конфіденційність цієї інформації відповідно до умов цього Повідомлення про конфіденційність для працівників, загальнодоступного Повідомлення Ecolab про конфіденційність, усіх внутрішніх стандартів забезпечення конфіденційності, а також законів і постанов юрисдикції вашого проживання.

Сторони, які отримують вашу інформацію, можуть включати:

• Наші філії та пов’язані компанії;
• Ділові партнери, підрядники та торгові партнери, які не вважаються афілійованими компаніями;
• сторонніх продавців і постачальників, які надають важливі послуги, необхідні для забезпечення вашого працевлаштування чи опрацювання вашої заявки на роботу, і/або надають вам певні послуги, пов’язані з працевлаштуванням (зокрема для цілей, зазначених у попередньому розділі);
• Треті особи, які можуть надавати професійні консультації (наприклад, юристи, банкіри, бухгалтери);
• Державні органи чи інші сторони у відповідь на судовий процес або інші запити, якщо це дозволено законом;
• інших осіб або третіх сторін, з якими за вашим проханням ми маємо ділитися інформацією.

Ми не передаємо вашу особисту інформацію іншим стороннім компаніям для використання в їхніх комерційних чи маркетингових цілях без вашої згоди, крім випадків, описаних вище, і випадків, коли це відбувається в рамках певної програми чи функції, з якою ви маєте можливість погодитись або не погодитись.

Крім того, ми можемо оприлюднити особисту інформацію: (i) якщо ми добросовісно вважаємо, що такі дії необхідні для дотримання будь-якого чинного законодавства; (ii) для забезпечення дотримання наших прав та/або подання або захисту претензій, пов’язаних із вашою роботою в Ecolab, захисту себе від будь-якої відповідальності, захисту від будь-яких претензій, захисту прав, власності та особистої безпеки будь-якої особи або захисту суспільного добробуту ; (iii) коли розголошення вимагається для захисту безпеки інших осіб відповідно до чинного законодавства (iv) для відповіді на ухвалу суду, повістку в суд, ордер на обшук або іншу судову процедуру, наскільки це дозволено та обмежено законом; (v) у випадку, якщо ми проходимо через перехід у бізнес, такий як злиття, відчуження, придбання, ліквідація чи продаж усіх чи частини наших активів; або (vi) для додаткової мети, яка безпосередньо пов’язана з початковою метою, для якої було зібрано особисту інформацію.

Ecolab зберігатиме вашу особисту інформацію лише до тих пір, поки це необхідно для цілей, викладених у цьому Повідомленні про конфіденційність для співробітника, що зазвичай становить тривалість вашої роботи плюс принаймні додатковий рік після припинення трудових відносин. 

У деяких юрисдикціях тривалість зберігання вашої особистої інформації може відрізнятися залежно від місцевого законодавства. Ви можете запитати у свого менеджера або зв’язатися з Ecolab, як описано тут, щодо періоду зберігання, що стосується вашої юрисдикції. Крім того, ми можемо зберігати та використовувати особисту інформацію в обсязі, необхідному для дотримання наших юридичних зобов’язань (наприклад, якщо ми зобов’язані зберігати ваші дані для дотримання чинного законодавства), вирішення суперечок і забезпечення виконання наших юридичних угод і політик.

Якщо ви знаходитеся в країні ЄЕЗ або Сполученому Королівстві, перегляньте це повідомлення про свої права щодо особистої інформації.

Якщо ви живете в Каліфорнії, перегляньте це повідомлення перегляньте це повідомлення про свої права щодо особистої інформації.

If you are a resident of Brazil, please see this notice about your rights with respect to your personal information.

Якщо ви керуєте транспортним засобом із символікою Ecolab або без символіки та з внутрішнім відео- та/або аудіопристроєм, спрямованим уперед або у два боки, ознайомтеся з цим повідомленням про збір і обробку вашої особистої інформації.

Якщо ви перебуваєте за межами США, зокрема в Канаді, Бразилії, Європейському Союзі («ЄС»), Європейській економічній зоні («ЄЕЗ»), Новій Зеландії, Південно-Африканській Республіці, Швейцарії, Сполученому Королівстві чи інших країнах із подібними законами про захист даних, зверніть увагу: ми та наші сервери розташовані в США. Будь-яка інформація, яку ви надаєте нам, може бути передана та оброблена в Сполучених Штатах або інших країнах світу, де ми ведемо бізнес. Навіть якщо одержувачі інформації при цьому перебувають у країнах із менш суворим законодавством щодо захисту особистої інформації порівняно з вашою країною, ми докладаємо зусиль, щоб захищати вашу інформацію згідно з вимогами законодавства вашої юрисдикції і надавати її лише третім сторонам, які забезпечують відповідний захист. Взаємодіючи та надаючи особисту інформацію та інші дані, які Ecolab може законно збирати, обробляти, використовувати або передавати у зв’язку з вашими відносинами з Ecolab, ви однозначно погоджуєтеся на збір, обробку, використання та передачу вашої інформації, як зазначено в цьому документі.

Компанія Ecolab дотримується Рамкової угоди про конфіденційність даних між ЄС і США («EU-U.S. DPF»), розширення до Рамкової угоди про конфіденційність даних між ЄС і США для Сполученого Королівства та Рамкової угоди про конфіденційність даних між Швейцарією та США («Swiss-U.S. DPF») згідно з положеннями Міністерства торгівлі США (разом — «Програма DPF»). 

Компанія Ecolab отримала від Міністерства торгівлі США сертифікат про дотримання принципів Рамкової угоди між ЄС і США Принципи конфіденційності даних ("ЄС-США Принципи DPF») під час обробки особистої інформації, отриманої з ЄС та Великобританії. Компанія Ecolab також отримала від Міністерства торгівлі США сертифікат про дотримання принципів Рамкової угоди про конфіденційність даних між Швейцарією та США («Принципи Swiss-U.S. DPF», разом із «Принципами EU-U.S. DPF» — «Принципи») під час обробки особистої інформації, отриманої зі Швейцарії. У разі будь-якого конфлікту між умовами цієї Політики конфіденційності й Принципами EU-U.S. DPF (включно з розширенням для Сполученого Королівства) і/або Принципами Swiss-U.S. DPF Принципи мають переважну силу. Щоб дізнатися більше про програму Data Privacy Framework і переглянути нашу сертифікацію, відвідайте https://www.dataprivacyframework.gov/. Щоб переглянути повний список організацій-учасників, будь ласка, відвідайте https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search. За певних обставин компанія Ecolab може нести відповідальність за дії певних третіх сторін, якщо ці треті сторони обробляють особисту інформацію з ЄС, Сполученого Королівства, Гібралтару та/або Швейцарії, яку Ecolab розкриває їм у спосіб, що не відповідає Принципам.

Якщо у вас є будь-які запити чи скарги щодо обробки нами вашої особистої інформації в рамках DPF, зв’яжіться з нами, скориставшись інформацією з розділу «Зв’язок із нами» нижче.  Якщо у вас є конкретне питання щодо конфіденційності, яке не було вирішено після звернення до компанії Ecolab, компанія Ecolab зобов’язується співпрацювати з комісією, створеною органами ЄС із захисту даних (Data Protection Authorities, DPA), Управлінням комісара з питань інформації в Сполученому Королівстві (Information Commissioner’s Office, ICO) і Федеральним уповноваженим із захисту даних та інформації у Швейцарії (Federal Data Protection and Information Commissioner, FDPIC), щодо невирішених скарг, які стосуються обробки нами особистої інформації, отриманої на основі EU-U.S. DPF, розширення до EU-U.S. DPF для Сполученого Королівства та Swiss-U.S. DPF. Як описано в Програмі DPF, особи можуть мати можливість вибрати обов’язковий арбітраж для врегулювання їхньої скарги щодо особистої інформації, що походить з ЄС, Сполученого Королівства, Гібралтару чи Швейцарії. Щоб отримати актуальну інформацію, відвідайте вебсайт Програми DPF за посиланням, наведеним вище. 

Ecolab підпорядковується розслідувальному та правозастосувальному органу Федеральної торгової комісії США з метою забезпечення дотримання DPF. Крім того, за обмежених обставин державні органи в США, зокрема федеральний уряд США, можуть надсилати законні запити до Ecolab щодо отримання певної особистої інформації, на які компанія Ecolab повинна відповідати.

Ecolab вживатиме розумних заходів для захисту вашої особистої інформації, якою володіє Ecolab, і захисту від ризику втрати, неправильного використання, несанкціонованого доступу, розголошення, зміни та знищення. Ми використовуємо галузеві стандартні заходи безпеки, розроблені для захисту всієї інформації, зібраної під час трудових відносин. Ecolab періодично переглядає свої заходи безпеки, намагаючись забезпечити конфіденційність особистої інформації. Проте неможливо гарантувати безпеку інформації, яка передається через Інтернет або через мобільний пристрій. Ми не несемо відповідальності за будь-яке перехоплення чи переривання будь-яких комунікацій через Інтернет, а також за зміни чи втрату даних.

Ви несете відповідальність за підтримку безпеки будь-якого пароля, ідентифікатора користувача чи іншої форми автентифікації, яка використовується для отримання доступу до захищених паролем або безпечних областей систем Ecolab, до яких вам надано доступ на основі вашої посади. Щоб захистити вас і вашу інформацію, ми можемо призупинити ваш доступ до будь-яких систем Ecolab без попередження, очікуючи розслідування, якщо є підозра про порушення безпеки.

Ecolab вживатиме доцільних запобіжних заходів, щоб забезпечити використання вашої особистої інформації лише для цілей, для яких її було зібрано згідно з цим Повідомленням про конфіденційність для працівників. Ecolab вживатиме заходів, щоб забезпечити точність, повноту, актуальність особистої інформації, а також її відповідність призначенню. Однак Ecolab покладається на вашу допомогу в наданні точних оновлень вашої особистої інформації.

Компанія Ecolab залишає за собою право час від часу змінювати це Повідомлення про конфіденційність для працівників, щоб воно точно відображало нормативно-правове регулювання та наші принципи збору даних. У разі внесення суттєвих змін до цього Повідомлення про конфіденційність для працівників компанія Ecolab надасть вам його оновлену версію. Востаннє це Повідомлення про конфіденційність для працівників було змінено у вересні 2024 року.

Якщо у вас виникли запитання чи зауваження щодо цього Повідомлення про конфіденційність для працівників або щодо послуги, наданої компанією Ecolab, зверніться до нас за номером 844-880-8355 або за адресою dataprivacy@ecolab.com.